В этой статье Вы узнаете:
- Как настроить автоответ в Outlook
- Типовые ошибки при создании текста автоответа
- Пример правильного автоответа
Работая в компании, рано или поздно Вы уйдёте в отпуск, или уедите в командировку. В таком случае, необходимо информировать сотрудников своего и смежных подразделений, а также контрагентов о том, что Вас какой-то период времени не будет на рабочем месте. Вот тут нам и поможет функция Автоответ в Outlook.
Outlook отпуск
Как правило, ставим автоответ в аутлуке в последний рабочий день, даже в последний час. Времени мало, поэтому буду краток.
Эта операция в целом состоит из двух частей:
- Создание текста автоответа:
- Нажимаем «Создать сообщение»
- Набираете текст автоответа
- Нажимаете «Файл» → «Сохранить как» Тип файла выбираете «Шаблон Outlook». Важно лишь то, чтобы расширение файла который Вы создадите будет «.oft»
- Настройка автоответа по созданному шаблону:
- Во вкладке «Главная» нажимаете на «Правила» → «Создать правило»
- В выпадающем меню выбираете условия отправки автоответа. ВНИМАНИЕ: если Вы хотите чтобы автоответы приходили всем, то все галочки необходимо убрать.
Далее нажимаете «Дополнительно»
- Выбираете условия «1 Шага». Также, как и в пункте 5, если хотите, чтобы автоответы приходили всем в ответ, то галочки не устанавливаем. Нажимаем «Далее». Читаем оповещение о том, что автоответы будут приходить всем, соглашаемся, нажимая «Ок»
- Далее устанавливаем галочку напротив «Ответить, используя «Указанный шаблон». Внизу, в поле «Шаг 2» нажимаем на «Указать шаблон»
- Нажимаете на «Обзор» и ищите папку, в которую ранее сохранили созданный шаблон с текстом автоответа. При этом шаблон автоответа автоматически появится в поле файлов. Выбираете его и нажимаете «Открыть».
- При наличии исключений ставите соответствующие галочки. Опять же, если хотите, чтобы письма отправлялись всем в ответ, просто нажимаем «Далее»
- В последнем пункте проследите, чтобы была поставлена галочка напротив «Включить правило» и нажмите «Готово».
Типовые ошибки при создании текста автоответа
- Когда сотрудник Компании уходит в отпуск на неделю или две, то по инерции он ставит автоответ с понедельник по понедельник (типа полная неделя). А при этом даже в заявлении указан период с понедельника по воскресенье.
- В автоответе указываете, что уходите в отпуск, но при этом не указываете кто курирует Ваши дела, на период Вашего отсутствия.
Пример автоответа
Добрый день.
В период с 04.09.17 по 17.09.17 буду находиться в отпуске.
По всем вопросам обращаться к Медведеву Дмитрию Анатольевичу
Спасибо.
Можете протестировать Ваш автоответ, отправив письмо самому себе. В этом случае Вам придет письмо, а следом автоответ с текстом.
Смотрите как это можно сделать:
Как отправить письмо с задержкой. Отправка письма самому себе в будущее
и другие полезные статьи по работе с Outlook
